Etablissements : démarches et documents à fournir pour les voyages scolaires à l’étranger

Démarches

Pour tout déplacement d’élève(s) à l’étranger, l’établissement doit déclarer le voyage :

• auprès du rectorat via l’application voyages scolaires [à actualiser selon le calendrier de mise en œuvre de l’application nationale pour le 2nd degré] ;
• sur Ariane, le site de déclaration du Ministères des Affaires étrangères et envoyer une copie de la déclaration à la DRAREIC à [email protected]

Nous vous invitons également à consulter la rubrique « conseils aux voyageurs » du site du Ministère des Affaires étrangères afin de connaître les détails pratiques d’entrée et de sécurité pour les différents pays. Vous y trouverez des informations de dernière minute mais également un onglet sécurité à regarder avec attention.

Ces conseils aux voyageurs pouvant évoluer, il est important de les consulter régulièrement et le cas échéant jusqu’à la date du départ.

Information sur voyages-scolaires :

1. Voyages scolaires
   
   L’application Voyages Scolaires est accessible via l'ENT Toutatice, à partir de l'onglet « Mon bureau », en cliquant sur l’icône représentant un autobus.
   L’accès n’est permis qu’à l'équipe de direction à l'aide des identifiants et mots de passe habituels du webmail académique.
   Une autre personne peut être désignée par le chef d’établissement, qui reste le seul valideur, selon la procédure suivante :

• 1 - Sur le bureau Toutatice du chef d’établissement, dans l’espace « en ligne », cliquer sur « Gestion des groupes » ;
• 2 - Descendre sur « Personnes habilitées à créer des dossiers de voyage dans l’établissement » ;
• 3 - Chercher la personne qui recevra la délégation puis cliquer sur l’onglet « + »  et valider.

=> Une fois cette délégation effectuée, la personne habilitée verra apparaître l’icône « Mes dossiers voyages » sur son propre bureau Toutatice et pourra saisir le dossier qui devra être validé par le chef d’établissement sur son propre bureau.

Documents à fournir :

Vous trouverez ci-dessous un tableau rassemblant les renseignements

Voyage en Union Européenne (UE) :

• Pour les élèves de nationalité française ou européenne :
  • un document d’identité valide ;
  • pour les élèves mineurs : une autorisation de sortie du territoire accompagné de la copie du document d’identité valide du (ou des) parent(s) signataire(s).
• Pour les élèves issus d’un pays-Tiers :
  • un passeport valide ;
  • pour les élèves mineurs : une autorisation de sortie du territoire accompagné de la copie du document d’identité valide du (ou des) parent(s) signataire(s) ;

Ces élèves doivent également disposer :

• • d’un visa les autorisant à entrer sur le territoire de l’État membre de destination,
  • d’un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) les autorisant à revenir en France.

Document de voyage collectif :

Afin de simplifier les règles de circulation transfrontalière des étrangers mineurs ayant la nationalité d’un État tiers (hors Union européenne, Suisse, Norvège, Liechtenstein, Islande) souhaitant effectuer un voyage scolaire dans un État membre de l’UE (ou en Suisse, Norvège, Liechtenstein, Islande), les États membres de l’UE ont mis en place un document de voyage collectif. Il tient lieu de passeport collectif et de visa d’entrée et de transit sur les autres territoires des États membres de l’UE, à l'exclusion de tout autre document. Ce document est délivré par la préfecture du département de localisation de l'établissement scolaire, sur demande du chef d’établissement (établissement scolaire général ou technique du 1er et du 2nd degré, qu’il soit public ou privé).

Le document collectif de voyage sera donc obligatoire dans les 2 situations suivantes:

• lorsqu'un ou plusieurs élèves étrangers mineurs non européens n'ont pas de passeport valide et/ou de document de circulation pour étranger mineur (DCEM).
• lorsque le voyage scolaire se déroule ou que le transporteur passe par l'Irlande, la Norvège et la Suisse. En effet, ces pays exigent un document de voyage individuel (passeport ET document de circulation pour étranger mineur) en supplément du document de voyage collectif.

Le formulaire de demande de document de voyage collectif, impérativement signé par le chef d’établissement et avec le cachet de l’établissement doit être envoyé, par voie postale à la préfecture, deux mois avant le début du voyage accompagné des pièces suivantes :

•  
• Copie de la liste des participants à un voyage scolaire à l’intérieur de l’Union européenne,
• Copie de l’ « Autorisation de sortie du territoire d’un mineur non accompagné par un titulaire de l’autorité parentale" signé et complété par le titulaire de l'autorité parentale. Il appartient à l’établissement de s’assurer que le signataire de l’autorisation est bien détenteur de l’autorité parentale ou tutorale,
• 1 photographie d’identité de chaque élève non agrafée aux normes en vigueur,
• Photocopies recto-verso de la pièce d’identité de la personne ayant l’autorité parentale ou du tuteur,
• Photocopies du passeport ou du titre de voyage (pour les réfugiés) de l’enfant,
• Photocopies du document de circulation pour étranger mineur de l’enfant si celui-ci en possède un (obligatoire pour l’Irlande, la Norvège et la Suisse, l’Autriche).

Le document de voyage collectif sera établi par le service concerné de la Préfecture et adressé par courrier recommandé avec accusé de réception à l'établissement scolaire qui en a fait la demande.

Adresses où envoyer le dossier 2 MOIS AVANT le départ :

• Préfecture des Côtes d’Armor
  Voyages scolaires
  3 place du Général de Gaulle
  22000 SAINT BRIEUC :
• Préfecture du Finistère
  Voyages scolaires
  42 bd Dupleix
  CS 16033
  29320 QUIMPER
• Préfecture d’Ille-et-Vilaine
  Bureau du séjour, voyages scolaires
  81 boulevard d'Armorique
  35026 RENNES CEDEX
  Pour toute demande de renseignement, vous pouvez adresser un mail à : [email protected]
• Préfecture du Morbihan
  Bureau des étrangers et de la nationalité
  24 place de la République
  56000 VANNES

Voyage au Royaume-Uni :

Des mesures ont été adoptées pour faciliter l’entrée au Royaume-Uni des groupes d’élèves scolarisés en France, à compter de janvier 2024 : un document de voyage collectif spécifique au Royaume Uni peut être délivré pour faciliter le franchissement de la frontière par le groupe.

• Concernant les élèves de nationalité française ou de la nationalité d’un État de l’Union européenne ou assimilé : il dispense de l’obligation de détenir un passeport valide. Ces élèves doivent toutefois être porteurs d’une carte nationale d’identité valide et, s’ils sont mineurs, d’une autorisation de sortie du territoire.
• Concernant les élèves ressortissants d’un pays tiers de l’UE : le document collectif dispense des formalités de visa britannique. Ces élèves doivent toutefois être porteurs d’un passeport de leur pays en cours de validité et, s’ils sont mineurs, d’une autorisation de sortie du territoire.

Ce document dispense aussi ces élèves de l’Electronic Travel Autorisation (ETA), obligatoire à partir du 2 avril 2025 pour tous les voyageurs et qui coûte environ 19 €.

Ces mesures concernent les élèves de moins de 19 ans (soit avant leur 19ème anniversaire) résidant en France qui participent à un voyage scolaire au Royaume-Uni, régulièrement scolarisés dans un établissement scolaire du 1er ou 2nd degré public ou privé.

La demande de document de voyage collectif doit être envoyé, par voie postale à la préfecture, 2 mois avant le voyage avant le début du voyage, constituée des pièces suivantes :

• le formulaire de renseignement. Tous les élèves du groupe doivent être inscrits sur ce formulaire y compris ceux porteurs d’un passeport français,
• Liste identité - Voyage au Royaume-Uni
• Copie de l’ « Autorisation de sortie du territoire d’un mineur non accompagné par un titulaire de l’autorité parentale" signé et complété par le titulaire de l'autorité parentale. Il appartient à l’établissement de s’assurer que le signataire de l’autorisation est bien détenteur de l’autorité parentale ou tutorale pour les élèves mineurs.

Attention : les adultes accompagnateurs ainsi que les éventuels élèves âgés de 19 ans et plus doivent avoir en leur possession un passeport valide, un éventuel visa et disposer de l’ETA.

Adresses où envoyer le dossier 2 MOIS AVANT le départ (nous vous conseillons de l’envoyer 2 mois avant si c’est possible) :

• Préfecture des Côtes d’Armor :
  envoyer les documents à l’adresse mail suivante en utilisant
  France Transfert (https://francetransfert.numerique.gouv.fr/upload)
  [email protected]
• Préfecture du Finistère
  Voyages scolaires
  42 bd Dupleix
  CS 16033
  29320 QUIMPER
• Préfecture d’Ille-et-Vilaine :
  documents à envoyer à [email protected]
• Préfecture du Morbihan
  envoyer les documents à l’adresse suivante : [email protected]
  ou à :
  Sous-Préfecture de Lorient
  Quai de Rohan
  CS 55573
  56325 LORIENT CEDEX

Voyage dans un autre pays hors Union européenne ou Royaume-Uni :

Tous les élèves doivent avoir en leur possession :

• un passeport valide,
• un visa le cas échéant,
• pour les élèves mineurs : une autorisation de sortie du territoire accompagnée de la copie du document d’identité valide du (ou des) parent(s) signataire(s).

Pour les élèves issus d’un pays-Tiers, ils doivent en outre être en possession d’un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) les autorisant à revenir en France.